Lors de la création d’une association, il est très utile de créer une boite mail dédiée. De cette façon, les membres peuvent communiquer avec le bureau de direction sans encombrer les boites personnelles du secrétaire ou du président. Voilà comment mettre en place le plus efficacement possible l’adresse e-mail de votre association.
Quels sont les avantages de la boite mail dédiée ?
Dans un premier temps, les membres de l’association sauront tout de suite où envoyer leur message. En effet, ils n’auront pas besoin de connaître le nom du secrétaire pour trouver la bonne adresse. Ensuite, si le bureau est amené à changer, l’adresse sera toujours valide. Il suffira de modifier les accès pour que les personnes concernées puissent recevoir les e-mails sans devoir communiquer une nouvelle adresse à tous les membres. Enfin, plusieurs personnes peuvent avoir accès aux messages de l’association sans qu’ils soient mélangés à des mails personnels. Si le président, le secrétaire et le trésorier doivent accéder aux mails, il vaut mieux que seuls ceux de l’association apparaissent. Enfin, les normes sur la protection des données seront plus facilement respectées avec une adresse spécifique. Le sérieux de l’association sera renforcé et il sera plus simple de gérer le secrétariat courant de cette façon. Des hébergeurs tels que IONOS proposent de simples solutions accessibles pour les organisations, qu’elles soient à but lucratif ou non.
Configurer l’adresse mail de l’association
Trouvez le domaine de votre adresse mail. Il est préférable qu’il rappelle au moins en partie le nom de votre association. Enregistrez-le auprès de votre hébergeur pour bloquer son utilisation. Ensuite, créez votre adresse mail. Pour l’hébergement, vous pourrez choisir entre plusieurs formules différentes avec plus ou moins d’options pour votre association, en fonction de vos besoins et de votre budget. Cela vous permettra de créer des sous-domaines selon les différentes activités proposées, par exemple. La mise en place d’une redirection en fonction du sujet du mail est une bonne manière d’inciter les destinataires à répondre aux mails qui leur sont destinés. Enfin, faites en sorte d’organiser le traitement des e-mails avec les membres du bureau. En effet, laisser s’accumuler des dizaines d’e-mails amènera de la frustration pour le bureau et du mécontentement de la part des membres de l’association. Déterminez clairement quels sont les rôles de chacun et leurs limites afin de ne pas perdre des informations. Des outils complémentaires comme des agendas ou des listes de tâches à effectuer peuvent être de très bons atouts. Chacun note ce qu’il a fait et quand, pour savoir où en sont les affaires courantes.
En cas de changement d’équipe directrice, il sera nécessaire de modifier les mots de passe. En effet, la sécurité des données de l’association, mais aussi de celles des membres, est en jeu.
Créer une adresse mail est bien souvent le début concret de l’association. Faites les choses bien dès le début pour ne pas subir de ralentissement de fonctionnement par la suite.
